A Convenção de um condomínio é um documento de extrema importância, seja ele comercial, residencial ou misto, pois é o conjunto de regras que determinará os direitos e deveres dos condôminos. A convenção de condomínio é obrigatória, por força do artigo 1.333 do Código Civil Brasileiro, e deve ser registrada no Registro de Imóveis.

O regimento interno complementa a convenção e estipula as regras de convivência.

Essas normas podem ter caráter mais cotidiano. Estando devidamente pronto e aprovado pelos condôminos, o regimento interno deve ser registrado no Registro de Imóveis. O documento pode ser elaborado junto com a convenção, mas isso não é obrigatório. A lei permite que o regimento seja um documento avulso e independente.

A terceirização acontece quando um condomínio transfere a responsabilidade pela realização de algum serviço para outra organização. Em um acordo como esse, está prevista a entrega de um trabalho em que os colaboradores não têm vínculo empregatício com o condomínio, pois a contratação dos funcionários fica a cargo das empresas terceirizadas. É responsabilidade delas entrevistar, treinar e especializar, garantindo que o profissional tenha a capacidade e as habilidades necessárias para exercer, com excelência, suas funções no condomínio contratante.

O seguro é um item obrigatório, de responsabilidade do síndico, conforme o artigo 1.348 da Lei nº 10.406/2002.

A Assembleia Geral Ordinária é um dos principais eventos da gestão condominial e se trata de uma reunião de condôminos, convocada pelo síndico, que acontece, obrigatoriamente por lei, conforme o artigo 1.350, uma vez por ano, e tem como objetivo prestar contas, eleger o corpo administrativo e fazer a previsão orçamentária. A Assembleia Extraordinária é um recurso disponível ao síndico e aos condôminos para debater qualquer necessidade do condomínio.

A reunião de conselho é um momento muito produtivo para a tomada de decisões do condomínio e um suporte muito bem-vindo para orientar o síndico em suas decisões.

As reuniões proporcionam uma melhora na comunicação e no relacionamento interpessoal dentro do condomínio. É nelas que se tem a oportunidade de estudar melhor os assuntos de interesse comum. São atividades nas quais cada um deve trazer seu ponto de vista e sua maneira de buscar a solução.

Por lei, o síndico é obrigado a prestar contas uma vez por ano na Assembleia Geral Ordinária do condomínio. A administradora auxilia na apresentação da prestação de contas, organizando o relatório de despesas e receitas, balancetes e inadimplência, além de auxiliar na previsão orçamentária para a gestão seguinte. A preparação da assembleia deve sempre ocorrer com antecedência e ser acompanhada de material de apoio.

Todos os condomínios administrados pela Exclusiva têm sua própria conta bancária. Para a abertura da conta bancária, é necessária a ata de instituição do condomínio (registrada em cartório de Títulos e Documentos), a ata de eleição do síndico vigente (registrada em cartório de Títulos e Documentos), a convenção (registrada no Registro de Imóveis), o cartão do CNPJ e os dados do responsável legal. Por ser uma conta específica do condomínio, o síndico eleito pode ter acesso a toda a movimentação da conta bancária.